Was ist Asset Management?

Asset Management steht für Aufgabenverwaltung. 

Es handelt sich um eine Möglichkeit, die Arbeit zu strukturieren, zu organisieren und im Überblick zu behalten, kurz um den Arbeitsalltag zu erleichtern. 

Sie können dabei nicht nur Aufgaben verwalten und organisieren, die einen Raumbezug haben, wie zum Beispiel Spielgeräte, Grünflächen, Bäume und Mülleimer. Mit der yey’maps Aufgabenverwaltung können Sie sämtliche Aufgaben, wie zum Beispiel die Pflege einer Grünfläche oder die Kontrolle eines Spielplatzes, innerhalb aber auch außerhalb Ihres Arbeitsbereichs organisieren. Aufgaben können Sie sich selbst, Kollegen und sogar externen Mitarbeitern zuweisen, sofern diese einen Zugang zu yey’maps haben.

Wie funktioniert die Aufgabenverwaltung?

Um die Aufgabenverwaltung effektiv zu nutzen, empfehlen wir zunächst eine grobe Kategorisierung mit Unterkategorien zu definieren. Diese lassen sich selbstverständlich auch nach der Festlegung bearbeiten, umbenennen und anders anordnen. 

Nehmen wir einmal das Beispiel einer Spielplatzkontrolle. Sie definieren den Arbeitsbereich “Spielplätze”, als Unterkategorie die Aufgabengruppe “öffentliche Spielplätze” und als letzte Kategorie Objektart “Parks”. Die Aufgabe wäre hier beispielsweise eine “Regelkontrolle”. Weitere Unterkategorien können jederzeit angelegt werden. 

Sie können dann dieser Aufgabe ein Datum zuweisen, bis wann diese erledigt sein muss, eine Priorisierung ergänzen und einen Status definieren. Mit der Festlegung eines Bearbeiters können Sie diese Aufgabe entweder sich selbst oder einem Kollegen zuweisen. Nachdem die Aufgabe angelegt wurde, erscheint sie unmittelbar danach in Ihrer Aufgabenübersicht oder in der des zugewiesenen Bearbeiters. 

Die Aufgaben können jederzeit bearbeitet werden, wobei einzelne Inhalte geändert oder die Aufgabe gelöscht werden kann.

Durch die vorhandene “Filter”-Funktion können sie innerhalb der Aufgaben suchen und zum Beispiel anzeigen lassen, welche Regelkontrollen von Spielplätzen an welchem Tag anstehen. 

Spielplätze haben einen Raumbezug, d.h. sie sind verortbar. Die Aufgabenveraltung kann aber auch ohne jeglichen Raumbezug eingesetzt werden. Beispielsweise ist Ihnen gerade aufgefallen, dass Sie nächste Woche neue Druckerpatronen bestellen müssen. Sie legen die Aufgaben an und erhalten diese in Ihrer Übersicht als Aufgabe in der nächsten Woche. Das Verwenden von Zetteln entfällt genauso wie der evtl. “Laufzettel”, der zu einem Kollegen geht, in dessen Aufgabenbereich das Bestellen der Druckerpatronen gehört. Sollte letzteres der Fall sein, dann erstellen Sie die Aufgabe und definieren mit einem Klick Ihren Kollegen als Bearbeiter.

Welche Vorteile habe ich durch die Nutzung einer Aufgabenverwaltung?

• Arbeitserleichterung und effizienteres Arbeiten
• schnelle Übersicht über die Aufgaben des Tages
• Planung der Aufgaben und Tätigkeiten der nächsten Monate
• alle anstehenden Aufgaben auf einen Blick – Organisation / Struktur Ihrer Arbeit aber auch die des Teams oder anderer Bereiche / Abteilungen
• Organisation innerhalb der Abteilung – klare Aufgabenverteilung und Struktur
• keine “Zettelwirtschaft” mit verschiedensten Stichworten
• kein Kopieren von Plänen, Verschicken von Aufgaben mit Anlagen per Mail
• durch die Zuteilung einer Aufgabe zu einer Person und der zeitlichen Festlegung gehen keine Aufgaben mehr “verloren”
• auch von unterwegs können Aufgaben schnell erstellt und bearbeitet werden – Sie brauchen nur eine Internetverbindung und Ihre Zugangsdaten zu yey’maps

Was kostet die Aufgabenverwaltung im yey’maps?

Das Asset Management ist in unseren Startpaketen von yey’maps enthalten. Je nachdem welches Startpaket Sie als Kunde gewählt haben, können unterschiedlich viele Nutzer auf yey’maps und damit auf das Asset Management zugreifen.